Home

We worden regelmatig gevraagd of we een persbericht willen versturen over een symposium (of congres of colloquium of seminar of conferentie…) dat bij ons wordt georganiseerd. We werken daar natuurlijk graag aan mee, maar hebben wel een aantal zaken op de mentale checklist in ons achterhoofd.
Bij deze tien vragen om jezelf van tevoren even gesteld te hebben. Of die wij je (hadden moeten) stellen:

1. Een persbericht over de call for papers versturen? Dat doen we eigenlijk nooit, daarvoor zijn de eigen directe kanalen naar collega-wetenschappers in binnen- en buitenland veel geschikter. Afdelings-/sectie-secretariaten hebben verzendlijsten, als het goed is.

2. Wat is het doel van een (eventueel) persbericht? Wil je nog (extra) publiek uitnodigen, of specifiek alleen journalisten voor je evenement? Of wil je eigenlijk alleen het onderwerp onder de aandacht brengen (waarom dan?). Dit maakt nogal uit voor naar wie je een (pers)bericht of (pers)aankondiging stuurt en wanneer. Wil je ergens op een redactie-agenda komen, of juist op de agenda van een website bedoeld voor een breder publiek? Voor de timing is dat dus essentieel: wil je nog extra publiek trekken, dan is het meestal  handig om minimaal een maand of twee van tevoren al iets rond te sturen. Voor journalisten is een week of twee van tevoren aankondigen meestal beter. Beiden kan ook, maar dan moet je wel ‘nieuws’ te melden hebben, zie nummer 4.

3.  Zijn journalisten sowieso welkom? Ja, voor de zekerheid vraag ik dat soms echt nog even. Is het een invitational – dan lijkt een persbericht namelijk niet heel nuttig. En mogen hele cameraploegen langskomen, of liever alleen mensen met een blocnootje (en dat kun je eigenlijk niet afdwingen)? Hart van Nederland?

4. Belangrijkste vraag voor journalisten: is er nieuws te halen? Wordt er iets nieuws gepresenteerd, of wordt er iets in werking gezet met een druk op een knop, of feestelijk geopend? Is er een vooraanstaande spreker die te interviewen is? Zijn er mooie beelden te maken, of blijft het beperkt tot presentaties-met-powerpoint of  ‘mannen die handtekeningen zetten‘?
Moeten journalisten echt langskomen, of kunnen ze het ook af met een telefoontje, of het overpennen van het persbericht? Dat scheelt hen nogal wat dure (reis)tijd namelijk?
Kortom, hoe leuk/nuttig wordt het voor ze om ook daadwerkelijk langs te komen? Qua verwachtingsmanagement: het is in maar weinig gevallen echt leuk genoeg. Verwacht niet al te veel aanloop, vaak zijn een of twee (vak)journalisten al heel fijn om over de vloer te hebben.

5. Mogen journalisten van te voren al schrijven over je evenement? Natuurlijk is dat wel de bedoeling als je extra publiek wilt trekken, maar misschien wil je ook weer niet alles van tevoren kwijt over die feestelijke onthulling. We zijn niet echt fan van embargo’s, dus bedenk goed wat je wel of niet in je aankondiging zet, en welke extra informatie je wel/niet van tevoren kunt of wilt geven. Kunnen ze van tevoren misschien al langskomen om beeld te schieten, is een gerelateerde vraag.

6. Moeten journalisten zich van tevoren aanmelden, en bij wie dan? Als je aanmeldingen bijhoudt, doe dan meteen een lijstje journalisten apart – is vaak wel handig. Doet de voorlichter dat, of het secretariaat? Even kortsluiten dus.

7. Heb je mensen klaar staan die journalisten op de dag zelf opvangen, begeleiden en te woord staan? Plan specifiek iemand in die journalisten ontvangt en af en toe de weg kan wijzen. En apart natuurlijk de mensen die geinterviewd kunnen worden. Hoe laat kan dat, en waar? Puntje voor in het draaiboek.

8. Is het handig als die woordvoerders een mediatraining volgen? Degenen die geinterviewd gaan worden, moeten zich in ieder geval goed voorbereiden, en soms is een mediatraining daarbij zeker handig. Maar als een mediatraining wat zwaar lijkt, kun je ook gewoon even wat advies inwinnen bij je lokale persvoorlichter, over kernboodschappen en zo. Wel goed voorbereiden in ieder geval (of had ik dat al gezegd?)!

9. Heb je een rustige ruimte of andere geschikte locatie (mooie relevante achtergrond) paraat voor interviews? Zie ook 7. Het kan leuk zijn om een interview ‘ter plaatse’ te doen, met wat gezellige drukte op de achtergrond, maar soms is het ook gewoon prettig om er een representatieve en/of stille ruimte voor te hebben. Is waarschijnlijk altijd wel te vinden, maar je kunt er van te voren ook even over nadenken.

10. Moet er een persmap komen? Als je veel achtergrondinformatie, een USB-stick met beeldmateriaal en dergelijke hebt (die niet ook al op de bijbehorende website te vinden zijn), dan kun je het zeker overwegen. Maar maak er dus niet te veel. En als je alleen een printje van het persbericht wilt meegeven in een map: bespaar je de moeite, het is niet verplicht, en vaak eigenlijk gewoon verspilling van papier.

Ik mis vast nog van alles. Tips, tops en vragen welkom in de comments natuurlijk!

Advertisements

4 thoughts on “Media bij je (wetenschappelijke) evenement? Tien vragen om even bij stil te staan

  1. Goede punten! 🙂 Misschien aanvullend: journalisten laat je altijd gratis meedoen ook al is het event betaald. Gewoon uit principe en omdat ze anders echt niet komen.

  2. Nog een aanvulling: Denk ook na of je journalisten los wilt laten rondlopen en mensen aanspreken. Ook als het op camera of radio komt? Kun je dat maken naar je deelnemers, of meld je dat ergens? Kortom, laat iemand alles rond ‘pers’ bij je event coordineren en voorbereiden, samen met de inhoudelijke experts. En als je er meer wilt interesseren: denk zelf even na en doe een belrondje de week ervoor!

  3. Pingback: Een persuitnodiging is ook nieuws | RoyMeijer

  4. Aanvulling: als er hoogeplaatste personen bij je evenement op bezoek komen (Ministers, leden koninklijk huis) zorg dan dat jouw lokale manager veiligheid dat ook weet. Die kan dan bepalen of er wellicht extra security collega’s aanwezig moeten zijn.

    Voor universiteiten ook zoiets: check even qua protocol of de pedel dit ook wil weten, en het CvB.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s